Vous êtes professionnel, et vous souhaitez réaliser un événement pour promouvoir votre entreprise ou vos produits ? Découvrons ensemble les étapes nécessaires à l’événement P.A.R.F.A.I.T.
1/Définir son objectif
Avant de vous lancer dans la conception de votre événement, la première phase consiste à définir votre cible :
Visez vous l’acquisition de prospects / partenaires?
Souhaitez vous fidéliser votre clientèle / salariés?
Il est important de choisir sa cible afin de pouvoir définir la stratégie et le budget à adopter, je dirais même que c’est l’objectifs que vous visez, qui vous dictera automatiquement les moyens à choisir.
Un événement d’acquisition sera différent d’un événement ou vous souhaitez fidéliser vos clients. Le seul point commun étant la satisfaction, et la mise en valeur de votre marque !
Notre conseil : Soyez ambitieux mais réaliste. Votre événement devra marquer les esprits et vous différencier !
2/ Lieu et date
Dès lors que vous avez trouvé votre cible, un lieu et une date conviennent d’être choisis.
Quoi de mieux pour représenter votre marque, que de réaliser votre événement dans vos locaux ? Ainsi, les personnes conviées se souviendront facilement de votre adresse…
Pour ce qui est de la date, il est important de prendre en compte les événements voisins. C’est à dire que la journée porte ouverte de votre concurrent, la finale de coupe du monde, ou alors les vacances scolaire en période de ski ne seront pas des dates à retenir…
D’autres critères sont également à prendre en compte lors de la préparation de votre événement.
Le lieu est il assez grand et accessible pour un montage/démontage de matériels ? Est il suffisamment spacieux pour accueillir vos convives ?
Commencez à vous projeter, et à visualiser.
Nos astuces:
-Ne choisissez pas une date trop courte ou trop éloigné. L’événement doit se faire dans un futur proche afin que vous client soit libre, mais qu’il ne vous oublie pas le jour J.
-Par notre expérience, nous avons constaté que l’affluence est plus forte lorsque les entreprises invitent leur clients dans leurs locaux.
3/ Les moyens
Un discours ? Une conférence ? Vous souhaitez plutôt animer l’ambiance avec des divertissements et/ou faire danser vos convives ?
Dans tout les cas, une formule est assez commune aux événements : Le repas.
Avez vous déja lu que « l’estomac est notre second cerveau » ? Il convient alors de nourrir vos invités. Quelques rafraichissement et un buffet pourraient être intéressant. Choisissez, puis invitez votre traiteur au lieu de votre événement. Il sera alors beaucoup plus facile de se projeter et choisir ensemble de la meilleure formule.
Selon votre événement, l’installation de tente ou de scène, la mise en place de lumière d’ambiance, la sonorisation du lieu, la retransmission vidéo des moments forts sont des éléments à prévoir à l’avance.
Notre astuce :
– Demandez à varier les suggestions de nourritures (Attention ici aux allergies, régimes spéciaux ou principes religieux de vos partenaires), privilégiez des choses saines pour des événements longs.
– La modélisation 3D de votre événement peut être un réel atout pour une bonne conception.
Notre conseil : Nous sommes convaincus que la meilleure manière de préparer votre événement, c’est de profiter de l’expérience et des compétences d’une entreprise polyvalente, réactive et disponible.
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